Рынок контрольно-кассовой техники предлагает огромный выбор моделей онлайн-касс. При выборе кассы предприниматель, как правило, руководствуется либо ценой, либо внешним видом, и крайне редко функционалом и требованиями нормативных документов.
Что нужно знать при выборе онлайн-кассы?
Законодательство в сфере применения контрольно-кассовой техники очень сложное и часто изменяется. Нормативными документами устанавливаются требования к составу кассового чека и порядку использования кассы, поэтому требования законодательства нужно обязательно учитывать при ее выборе.
Помимо требований 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники..." мы рекомендуем учитывать требования к фискальным документам (в т.ч. чекам), утвержденным Приказом ФНС от 21 марта 2017 г. N ММВ-7-20/229.
Кассовый чек - это очень сложный документ, который формирует ваша онлайн-касса. Если неправильно выбрать кассу и неправильно ее эксплуатировать (в .т.ч. отбивать неправильный чек) можно попасть под штрафные санкции со стороны ФНС.
Чтобы избежать неприятностей при эксплуатации кассы мы постараемся описать по каким критериям выбирается онлайн-касса для Индивидуального предпринимателя.
Какие онлайн-кассы бывают?
Рынок контрольно-кассовой техники предлагает огромный выбор ККТ различных видов. Рекомендуем ознакомиться с нашей статьей "Какие бывают онлайн-кассы?" чтобы понимать возможности и отличительные особенности онлайн-касс.
Требуется ли печатать наименование товара/услуги в чеке?
Любой кассовый чек должен содержать обязательный реквизит "Предмет расчета", в котором в обязательном порядке указывается наименованием предмета расчета (товара, услуги и т.п.). (таблица 19 и 20 Приказа ФНС от 21 марта 2017 г. N ММВ-7-20/229)
Кроме того с февраля 2021 года необходимо будет указывать наименование товара/услуги в чеке согласно общероссийскому классификатору товаров/услуг.
До февраля 2021 года требования к наименованию предмета расчета в кассовом чеке предъявляются не для всех индивидуальных предпринимателей. В то же время ФНС России в настоящее время требует, чтобы наименование товара/услуги, указываемое в чеке, однозначно определяло товар/услугу. Наименование товара "Путевка санаторно-курортная" ФНС не устроит, требуется указать "Путевка санаторно-курортная на 14 дней, курорт "Ключи"".
Например, при продаже товара "Яйцо отборное, 10 шт., производитель "Яичная фабрика"" один предприниматель будет обязан в чеке указать наименование товара, а другому достаточно указать просто "Товар". Далее мы уточним для каких предпринимателей какие требования актуальны.
Обязательно ли использовать товароучетную систему?
Нет требований по обязательному учету товаров при использовании онлайн-касс.
Из-за того, что есть требования по указанию наименования товара/услуги в чеке, возникает необходимость заведения справочника товаров/услуг в онлайн-кассу, но применять товароучет вас никто не заставляет (отражать оборот товаров). Продать товар/услугу на кассе можно легко не оформляя документы поступления этого товара/услуги, просто заведя карточку товара.
Тем не менее, стоит заметить, что многие предприниматели начинают самостоятельно полноценно использовать товароучет, т.к. он позволяет снизить убытки от хищений товара собственными работниками.
Нужен ли сканер штрих-кода для онлайн кассы?
На сегодняшний день сканер штрих-кода является обязательным только для индивидуальных предпринимателей, торгующих маркированным товаром. О системе маркировки товаров можно почитать на официальном сайте оператора системы маркировки.
В остальных случаях применение сканера штрих-кода не является обязательным, но его применение значительно ускоряет процесс обслуживания клиента и облегчает ввод данных при продаже.
Какую кассу выбрать для индивидуального предпринимателя?
Выбираем онлайн-кассу исходя из условий ее применения:
Какую систему налогообложения Вы применяете?
Если Вы применяете систему общую налогообложения (ОСН), то нормативными документами в кассовом чеке Вы обязаны указывать наименование товара/услуги. Таким образом лучше использовать фискальные регистраторы или POS-терминалы, т.к. при их использовании достаточно просто выводить в чеке наименование товаров/услуг. Вы можете применять автономную кассу, при условии, что у вас небольшое количество товаров/услуг, они не часто изменяются и при печати чека Вы можете указать конкретное наименование товара/услуги.
Если Вы применяете системы налогообложения ПСН, УСН, ЕНВД, ЕСХН, то можете применять любую онлайн-кассу (автономную кассу, фискальный регистратор, POS-терминал), но имейте ввиду требования об обязательном указании наименования товара/услуги в чеке с 2021 года. Автономную кассу в 2021 году с большим количеством товаров/услуг будет использовать проблематично.
Торгуете ли акцизными и/или маркированными товарами?
Если вы торгуете акцизными товарами, или товарами в отношении которых необходимо применять систему маркировки, то лучше выбрать фискальный регистратор или POS-терминал, т.к. потребуется обязательно указывать наименование товара в чеке.
Используете ли Вы товароучетную систему?
Если Вы не используете товароучетную систему (например, 1С), то можете выбрать любую кассу (автономная касса, фискальный регистратор, POS-терминал)
Если Вы уже используете товароучетную систему (например, 1С), то лучше выбрать фискальный регистратор и подключить его к этой системе.
Если Вы используете товароучетную систему, но на месте кассиру (где осуществляете расчет с покупателем) эта система не используется, то рекомендуем использовать фискальный регистратор или POS-терминал.
Если Вы планируете начать использовать товароучет (а не просто заводить карточки товара ради наименования товара/услуги) то мы рекомендуем использовать фискальный регистратор или POS-терминал.
Какое количество товаров/услуг Вы продаете?
Если Вы продаете один товар/услугу, то вам подойдет любая касса (автономная касса, фискальный регистратор, POS-терминал). Даже самую простую автономную кассу можно настроить так, что кассовый чек будет всегда правильно указывать наименование товара/услуги.
Если Вы продаете несколько товаров/услуг, то вам подойдет фискальный регистратор или POS-терминал. Применять автономную кассу будет не очень удобно, но приспособиться работать на ней можно.
Какое количество чеков в день планируете отбивать?
Если планируете отбивать до 100 чеков в день, вам подойдет любая касса (автономная касса, фискальный регистратор, POS-терминал).
Если планируете отбивать более 100 чеков в день то лучше выбрать фискальный регистратор или POS-терминал с соответствующей производительностью.
Планируете ли использовать дополнительное оборудование?
Если Вы планируете использовать дополнительное оборудование (весы, сканер штрих-кода, эквайринговый терминал, принтер этикеток и пр.) то рекомендуем выбрать фискальный регистратор или POS-терминал.
Если использование дополнительного оборудования для вас неактуально - можете выбрать любую кассу (автономная касса, фискальный регистратор, POS-терминал).
Планируете использовать онлайн-кассу для Интернет-магазина?
При использовании кассы для Интернет-магазина желательно определиться с моментом расчета с покупателем, ведь он может происходить разными способами:- онлайн-оплата - тут лучше выбрать облачную кассу, т.к. необходимо отбивать чек в момент расчета (в момент оплаты) и указывать место расчета (адрес сайта в сети Интернет)
- оплата в пункте выдачи товара - можете использовать любую кассу (автономная касса, фискальный регистратор, POS-терминал), но удобнее использовать фискальный регистратор или POS-терминал, т.к. проще автоматизировать этот процесс и отбить чек на основании заказа покупателя и вручную не указывать наименование товара/услуги.
- оплата курьеру - лучше выбрать мобильную кассу (автономная касса, фискальный регистратор, POS-терминал), но с учетом удобства использования выполнения требований по печати наименования товара/услуги в чеке.
Итого
Мы надеемся, что перечисленные выше критерии помогут Индивидуальным предпринимателям правильно выбрать онлайн-кассу и снизить риски покупки "кота в мешке".
Поскольку приобретение онлайн-кассы это инвестиции в ваш бизнес, то при выборе кассы обращайте внимание на возможности кассы (в т.ч. потенциальные), чтобы в скором времени не пришлось её менять по той причине, что касса не удовлетворяет требованиям вашего бизнеса и законодательства.
Если Вам помогла статья - можете сказать "Спасибо" автору: