С 1 сентября 2023 года вступили в силу очередные изменения законодательства в сфере электронной подписи.
В частности, с 1 сентября 2023 года в некоторых сценариях применения усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо применять доверенность в машиночитаемом виде, она же - машиночитаемая доверенность (МЧД).
Для целей исполнения законодательства Федеральной налоговой службой был разработан специальный бесплатный сервис для самостоятельного создания и регистрации МЧД - https://m4d.nalog.gov.ru/. В начале сентября 2023 этот сервис обновился, стали доступны новые актуальные формы доверенностей.
В настоящей статье мы расскажем как самостоятельно можно оформить машиночитаемую доверенность в этом бесплатном сервисе от Федеральной налоговой службы России.
Создание МЧД
Для создания МЧД необходимо перейти в сервис ФНС https://m4d.nalog.gov.ru/. Для работы с МЧД переходим в меню "МЧД".
Для создания доверенности перейдем в пункт "Создать доверенность".
В настоящий момент сервис позволяет оформить несколько форм доверенности. С 1 сентября 2023 года актуальная форма - 003 (Единая "универсальная" форма доверенности, утвержденная Минцифры).
На данном примере мы расскажем как оформить именно форму 003, однако если вам требуется иная форма, Вы можете ее также оформить в этом сервисе.
Переходим к вводу сведений по кнопке "Ввод сведений". На следующем шаге необходимо заполнить реквизиты доверенности.
На этом шаге необходимо заполнить внутренний номер доверенности (придумайте самостоятельно), сроки действия доверенности.
Обратите внимание, что поле "Уникальный номер GUID доверенности" уже заполнен. Его нельзя редактировать. Если требуется сменить номер (присвоить новый) то необходимо нажать на кнопку "стрелки по кругу". Этот номер мы рекомендуем вам сразу скопировать и сохранить - он Вам пригодится в будущем. Если Вы не сохраните этот номер - ничего страшного, его можно будет взять в другом месте, но мы рекомендуем сохранить его сразу, он пригодится неоднократно.
На следующем шаге необходимо выбрать категорию доверителя. Доверитель - тот, кто выдает доверенность. Если, например, Вы хотите оформить МЧД от юридического лица своему сотруднику (физическому лицу), то выбираете на этом шаге в качестве Доверителя "Юридическое лицо". В нашем примере мы как раз рассмотрим такой вариант, как часто встречающийся.
Для юридического лица необходимо заполнить 3 поля (ИНН, КПП, ОГРН) и нажать кнопку "Далее".
По ИНН, КПП и ОГРН система найдет юридическое лицо в ЕГРЮЛ и заполнит основные сведения в доверенности.
Обращаем ваше внимание, что сведения берутся из ЕГРЮЛ! Не рекомендуем их изменять! Если увидели неточность в данных - обратитесь в налоговый орган для исправления сведений! Ручное исправление данных скорее всего приведет к тому, что вы не сможете зарегистрировать такою МЧД и в дальнейшем не сможете ее использовать.
Требуется нажать кнопку "Добавить ЕИО" (ЕИО - единоличный исполнительный орган) для включения в доверенность сведений о том, кто оформляет доверенность (обычно это руководитель). Выберете из выпадающего списка того, кто будет подписывать доверенность.
Заполните все обязательные поля, отмеченные звездочкой. Поле "Отчество" не заполняется только в том случае, если его действительно нет в ЕГРЮЛ. Проверьте данные и нажмите "Далее".
Далее переходим к следующему шагу - заполнение сведений о Представителе.
В случае, если Вы оформляете доверенность на сотрудника или иного представителя Физического лица, то на шаге выбора категории Представителя выбирайте "Физическое лицо" и заполняйте данные. Заполняйте все данные, отмеченные звездочкой, поле Отчество - обязательно при наличии Отчества.
После заполнения данных и нажатия на кнопку "Далее" данные обновятся в соответствии со сведениями, находящимися в системах ФНС. Настоятельно не рекомендуем их изменять! Нажимаем "Далее".
Если необходимо, то можете добавить еще Представителей в вашу МЧД, если этого не требуется - переходите к следующему разделу.
В разделе "Сведения о передаваемых полномочиях" необходимо указать полномочия, которые Вы хотите передать Представителю (доверенному лицу). В одной доверенности может быть указано несколько полномочий, список которых постоянно пополняется и изменяется. Обратите внимание, что полномочия, которые необходимо указать/выбрать в этом пункте, должны соответствовать требованиям той системы, где Вы планируете применять эту доверенность.
Например, если Вы оформляете доверенность для работы в системе ЕГАИС-алко, то в этом пункте необходимо выбрать полномочия "RAR_00000001 - Подписывать документы, направляемые в Росалкогольрегулирование", поскольку именно эти полномочия прописаны в требованиях системы.
Если требуется наделить Представителя полномочиями по "передоверию", то необходимо указать соответствующий пункт в доверенности в разделе "Оформление передоверия"
После настройки полномочий нажмите кнопку "Просмотр результата" - отобразится краткая информация о доверенности.
Это заключительный этап формирования доверенности. Вы можете скачать подготовленную доверенность по кнопке "Скачать XML". Кроме того можно скачать и сохранить себе черновик доверенности, и при необходимости оперативно выпускать новую доверенность и сэкономить время на заполнение новой доверенности.
У вашей созданной доверенности отображается ее идентификатор (его мы предлагали сохранить на первом шаге формирования доверенности). Этот идентификатор используется при работе с доверенностью. Если Вы еще не сохранили его - самое время это сделать.
Нажав на кнопку "Сформировать XML" у Вас скачается файл доверенности с именем вида ON_EMCHD_ДАТА_Идентификатор_GUID.xml
Идентификатор доверенности будет присутствовать в имени файла МЧД, поэтому если Вы его не сохраните - знайте где его можно найти.
Файл доверенности успешно создан. Но это еще не все, теперь нужно подписать этот файл доверенности сертификатом усиленной квалифицированной подписи и зарегистрировать эту доверенность в реестре ФНС.
Как подписать файл МЧД?
Способов подписать файл МЧД достаточно много. Мы покажем самый простой и быстрый способ. Он не идеален, но покроет потребности максимального количества пользователей.
Подписывать файл МЧД можно через программу "Инструменты КриптоПро". Поскольку большинство пользователей используют именно криптопровайдер КриптоПро CSP, эта программа установлена у всех пользователей КриптоПро CSP версии 5.0. Найти ее можно в установленных программах через кнопку "Пуск" (Windows) или в разделе Программы в Finder (MacOS).
Откройте программу "Инструменты КриптоПро", перейдите в раздел "Создание подписи". Для подписания доверенности МЧД выберите файл XML, который недавно подготовили и скачали. При выборе файла в поле "Сохранить подпись как" автоматически запишется имя файла для сохранения файла с электронной подписью. По умолчанию файл с электронной подписью сохраняется в ту же папку, где лежит подписываемый файл, и имеет то же имя, что подписываемый файл, только с расширением ".p7s".
Согласно рекомендациям Реестра доверенностей ФНС необходимо создать "открепленную" электронную подпись. Для того, чтобы сделать именно открепленную электронную подпись необходимо в программе "Инструменты КриптоПро" нажать кнопку "Показать расширенные" и поставить галочку "Создать отсоединенную подпись". После этого выбираем сертификат для подписания доверенности (сертификат руководителя организации или иного единоличного исполнительного органа) и нажимаем кнопку "Подписать".
Итогом подписания будет файл, который сохранится в той же папке, где лежит XML файл доверенности, имя файла электронной подписи будет точно такое же, как имя файла XML доверенности, но с другим расширением (*.p7s, *.sig или *.sgn).
Для нашего примера с доверенностью у нас получилось 2 файла:
- ON_EMCHD_20230908_e2328a4c-b3a9-4853-9836-c5be356b8955.xml
- ON_EMCHD_20230908_e2328a4c-b3a9-4853-9836-c5be356b8955.xml.p7s
Мы подготовили файлы доверенности МЧД и электронной подписи к ней. Теперь осталось загрузить этот файл МЧД вместе с подписью в " Единое блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей (МЧД) - распределенный реестр ФНС России".
Загрузка доверенности в реестр
Для того, чтобы наша подготовленная доверенность "работала", ее необходимо зарегистрировать в Единое хранилище https://m4d.nalog.gov.ru/. Для этого необходимо на сейте перейти в раздел "МЧД" - "Загрузить в реестр".
На странице загрузки необходимо выбрать в первом поле файл доверенности МЧД в формате XML, который был ранее подготовлен. Во втором поле выбираем файл с открепленной электронной подписью. Нажимаем кнопку "Загрузить".
В момент загрузки доверенности МЧД и подписи происходит ряд проверок. В частности проверяются данные доверенности согласно реестрам ФНС (ЕГРЮЛ, ЕГРИП, паспорт и пр.), и проверяется электронная подпись. Если результаты проверки будут положительные - доверенность успешно загрузится, и Вы увидите соответствующее уведомление.
Если будут ошибки - Вы увидите предупреждение. Для исправления ошибок в доверенности вам может потребоваться черновик доверенности МЧД, который можно было сохранить при создании МЧД. После исправления ошибок нужно будет снова подписать файл и снова выполнить загрузку.
Если ваша доверенность успешно загружена в реестр, то можно проверить ее статус и скачать файлы доверенности.
Именно эти 2 файла после успешной загрузки в реестр и будут являться вашей МЧД. Сохраните эти файлы, они потребуются в работе.
Если Вы самостоятельно не можете справиться с изготовлением МЧД - можете обратиться в нашу платную техническую поддержку.
Проверка доверенности и скачивание файлов
Единое хранилище доверенностей МЧД хранит в себе все зарегистрированные доверенности. МЧД может быть действующей и будет приниматься согласно полномочиям, указанным в ней. МЧД может быть недействующей по ряду причин, тогда она нигде не будет приниматься.
Статус МЧД можно в любой момент оперативно проверить в Едином хранилище МЧД. Для этого существует функционал проверки доверенности, он находится в разделе "МЧД" - "Проверить статус доверенности".
Для проверки статуса доверенности потребуется Идентификатор GIUD доверенности. Проверка происходит мгновенно онлайн, результат получаете сразу.
Просмотреть полную информацию о МЧД и скачать ее можно также на сайте в разделе "МЧД" - "Посмотреть доверенность". Для этого потребуется чуть больше информации: Идентификатор GUID МЧД, ИНН Доверителя, ИНН Представителя. Кроме результата проверки также доступно скачивание файлов МЧД (файл XML и файл электронной подписи) и доверенности в печатном виде в формате PDF (не всегда работает).
Мы рекомендуем скачать файлы МЧД по кнопке XML (справа) в виде архива и хранить их у себя. В случае, если потребуется использовать МЧД, то мы рекомендуем брать их именно из этого архива. В нем помимо самой МЧД с подписью есть квитанция с подписью ФНС.
В настоящей статье мы не будет рассматривать полный функционал сервиса. Считаем этот объем минимальным и достаточным, чтобы читатель смог самостоятельно оформить МЧД в бесплатном сервисе ФНС.
Если Вы самостоятельно не можете справиться с изготовлением МЧД - можете обратиться в нашу платную техническую поддержку.